Vše o archivních regálech

Pro uložení archivní dokumentace jsou vhodné pouze některé regály - s dostatečnou nosností, s perforací, aby se k papírům snadno dostal vzduch, správné konfigurace. Pojďme zjistit, jaké typy polic a skříní se nejlépe hodí pro uložení důležitých dokumentů odepsaných do archivu v nich.

Police se nazývají speciální zařízení, jejichž účelem je skladování. Dokonale organizují prostor a samozřejmě jsou k dispozici v široké škále typů a konfigurací.

Jejich účelem je uložení aktuální i archivní dokumentace. Archivní regálové konstrukce lze využít nejen k tomu, ale také k umístění a uložení jakýchkoli jiných vhodných velikostí a typů věcí, ať už jde o materiály nebo vybavení.

Každý stojan je konstrukce, která je sestavena a nastavena pomocí šroubových spojů. K vytvoření každého stojanu na konstrukci stojanu se používá vysokopevnostní ocel, díky čemuž jsou pevné a odolné. Modely, které jsou skládací, lze snadno upravit (například zvýšit nebo snížit výšku polic), můžete k nim rychle přidat sekce, police, boční stěny a také rychle odstranit každý z uvedených prvků.

Archivní regály jsou vyráběny v souladu s GOST R 56356-2015. Obsahuje všechny požadavky, které se na tyto výrobky vztahují (za předpokladu, že jsou vyrobeny z kovu). Výroba regálových konstrukcí (včetně archivních) je dnes velmi rozsáhlá, protože k tomu není potřeba složité vybavení, zvláště pokud se jedná o skládací konstrukce. Ale kdekoli a kdokoli vyrábí takové výrobky, konečný výsledek musí plně odpovídat požadavkům GOST.

Dřevěné skříně pro uložení archivní dokumentace se také vyrábějí a jsou mezi spotřebiteli poměrně žádané, je však třeba připomenout, že v takových skříních lze ukládat archivy těch organizací, které nespadají pod závazné požadavky na vybavení archivů. Je zákonem stanoveno, že archivní dokumentace musí být uložena v kovových regálech, skříních a trezorech a tento požadavek je jedním z povinných.

Hlavním kritériem pro klasifikaci regálů je schopnost je pohybovat. V závislosti na tomto kritériu se rozlišují dvě velké skupiny - stacionární a mobilní (mobilní) produkty. Oba mají své přednosti a nedostatky.

Začněme těmi stacionárními. Obvykle, mají spíše nízkou hmotnost, jejich montáž není náročná ani pro člověka, který nemá s montáží nábytku mnoho zkušeností. Je také snadné je demontovat. Takové produkty jsou zpravidla relativně levné, přitom se výborně hodí pro umístění a uložení kancelářských nebo archivních dokumentů. Existuje však také nepříjemnost - stacionární stojan, jakmile je smontován, bez demontáže, může být instalován pouze v jedné poloze.

Pojízdné skříně lze snadno přesunout po povrchu podlahy na libovolné místo v místnosti. Díky jejich mobilitě můžete požadovaný dokument najít bez zdlouhavého hledání, pouhým přístupem do požadované sekce. Aby se však pojízdné regály skutečně snadno pohybovaly po povrchu podlahy, jsou potřeba silné kolejnice, tedy doplňkové vybavení. Kromě toho je také nutné nainstalovat na samotné stojany specializované mechanismy, které pomohou pohybu. Na takové produkty lze také instalovat boční stěny a zámky. Poté budou archivní dokumenty uchovány a zajištěna jejich bezpečnost.

V souladu se způsobem upevnění prvků se regálové konstrukce dělí na prefabrikované a svařované. Prefabrikované modely předčí stacionární, pokud jde o pohodlnou přepravu, schopnost rychlé montáže a demontáže. Kromě toho mají takové modely atraktivní a moderní vzhled, velmi často jsou vybaveny kolečky, a proto jsou mobilní a lze je přemístit na požadované místo.

Dříve se věřilo, že svařované stojany jsou stabilnější, že skládací konstrukce jsou v tomto parametru horší. Moderní spojovací prvky a materiály však umožňují vytvářet skládací modely, které mají ještě větší spolehlivost a stabilitu, z tohoto důvodu již nejsou svařované konstrukce žádané a mnoho výrobců je odmítlo uvolnit.

Vyztužený regál vydrží zatížení až 900 kg na sekci, to znamená, že pokud je v něm 4-5 polic, pak police vydrží až 200 kg. Police lze nastavit v krocích po 25 mm. Jako typický může být vyztužený regál dodatečně vybaven policemi, stěnami a uzamykacím zařízením.

Rohová regálová konstrukce umožňuje nejefektivnější využití kancelářských a archivních prostor, zejména proto, že archivu je často přidělena nejmenší místnost v organizaci. Rohové police lze umístit tam, kde přímka prostě nenajde dostatečný počet centimetrů čtverečních. Pomocí rohů můžete vložit každou z polic a umístit tak více dokumentů, než kdyby byly uloženy v jedné, ale rovně.

Archivní regály jsou nejkompaktnější. Používají se k vybavení archivů, kanceláří, knihoven, depozitářů knih, skladů atd. Je vhodné na ně umisťovat tiskoviny převážně ve formátech A5 (sešity a knihy) a A4 (typický albový list, tento rozměr je vhodný pro ukládání složek, papírů).

Standardní archivní regál má rozměry - výška 1500-2500 mm, délka police - 700-1500 mm, šířka police - 300-800 mm. To znamená standardní bude také konstrukce o rozměrech 2000x1000x500 mm a 2200x1000x400, 2000x1000x400 a 2000x1000x300 a 2500x700x500. Pokud mluvíme řekněme o velikosti 600x400x2000 mm (pro 4 police), je určen pro ukládání dokumentů, které nejsou formátovány na výšku.

Odborníci poznamenávají, že montáž vícedílných archivních regálů je vhodná, pokud jsou připojeny kompletní sekce. Pak se nesnižují nosné charakteristiky, navíc lze každou sekci dodat samostatně. Počet regálů však můžete snížit, pokud se montuje vícedílný regál. Pak můžete trochu ušetřit na nákupu rackového vybavení. Je povoleno střídat plné sekce (tj. ty, které mají všechny čtyři stojany) s dalšími (které mají dva stojany). Mezi čtyřsloupkové sekce je také možné instalovat sekci zcela bez sloupků.

Pokud je sestavena dvousekční linka, stačí na ni 6 stojanů místo 8, pokud byly jednotlivé sekce spojeny. Pokud je sestavena třídílná linka, stačí 8 stojanů místo 12.

Jednodílný kovový archivní regál o výšce 2000-2500 mm má nosnost cca 700 kg. Vícedílná má méně, pouze 550 kg. Zátěž na policích musí být rozložena přísně rovnoměrně, na jednodílné, horní police vydrží maximálně 60 kg, na vícedílné - 30 kg.

Které stojany budou instalovány v archivu - každá organizace rozhoduje samostatně. Volba nezávisí na jednom parametru. Vzhledem k tomu, že legislativa stanovuje požadavky nejen na regály, ale také na archivní místnost, musí být izolována. Každá organizace, ve které je určité množství archivní dokumentace (a která ji nepředkládá do centralizovaného archivu), se proto potýká s nutností uspořádání prostor, ve kterých bude uložena.

Výběr regálových konstrukcí závisí na některých parametrech.

• Plocha místnosti a výška stropů v ní. Pokud jsou oba malé, pak možná má smysl použít rohové konstrukce, aby bylo možné co nejefektivněji a racionálně obsadit plochu. V dlouhé úzké místnosti můžete umístit stojany podél obvodu podél stěn, v širokém - uspořádat je do několika řad.
• Skládací konstrukce jsou vhodnější tam, kde například dveře neumožňují přenášení a dodávání svařovaného modelu.
• Rozměry polic v regálu a výška závisí na množství dokumentace, kterou je třeba umístit, jejím formátu - A4, A3, A2 atd.

Moderní archivní regály jsou účelově zcela univerzální a lze je využít jak jako archivní, tak skladové, ale i jako skladové. Vše závisí na tom, co bude umístěno na policích. Regál může mít 4 police, 6 polic, 7 nebo 8 polic různých výšek a šířek. Zajímavé je, že u většiny skládacích konstrukcí, abyste mohli instalovat další polici nebo boční stěnu, nemusíte produkt zcela rozebírat a znovu jej sestavovat. Proto jsou skládací regály tak oblíbené, najdou uplatnění všude – v obchodech, kancelářích, skladech i knihovnách. Životnost takových regálů je poměrně dlouhá, protože archivní regály jsou kovové, nejčastěji nerezové.

Legislativa klade na archiv jako místo velké množství požadavků. Jeden archiv by měl být jasně izolován od druhého, být ohnivzdorný, mít ventilační, topné nebo klimatické systémy, aby vzduch cirkuloval po místnosti 2-3krát za hodinu a mnohem více. Dokumenty musí být uloženy v souladu s pravidly skladování, teplotními a vlhkostními podmínkami, hygienickými a hygienickými režimy, bezpečnostními režimy atd.

Skříně by také měly být uspořádány v určitém pořadí. Pokud jsou regálové konstrukce stacionární nebo posuvné, měly by stát pod úhlem 90 stupňů ke stěně s oknem. Pokud v archivu nejsou žádná okna, pak uspořádání probíhá tak, jak to vyžadují vlastnosti místnosti a vybavení v ní. Regály by neměly být instalovány přímo proti vnějším stěnám budovy nebo v blízkosti topných zařízení.

Regály v archivní místnosti by měly být umístěny ve vzdálenosti 1200 mm od sebe. Šířka uličky mezi řadami regálových konstrukcí by měla být 750 mm. Stejná vzdálenost by měla být mezi vnější stěnou a stojanem rovnoběžně s ní. S ohledem na vzdálenost mezi vnější stěnou a konstrukcí regálu od konce by měla být 450 mm. Spodní police regálu musí být minimálně 150 mm nad podlahou.Instalace archivního kovového nábytku vybaveného výsuvnými sekcemi, zásuvkami nebo dvířky zohledňuje, jaký typ a velikost materiálů v nich bude uložen.